PRÄVENTION GELDWÄSCHE UND TERRORISMUSFINANZIERUNG

ANHANG NR. 4 ZUR KONZERNRICHTLINIE CODE OF CONDUCT

INHALT 
VORWORT DER VORSTÄNDE 5 EINFÜHRUNG 6 WAS IST GELDWÄSCHE? 8 I. BARGELDOBERGRENZE: 9.000 € 9 
II. KYC-CHECKS 10 III. VERDACHTSMELDUNGEN 12 ANSPRECHPARTNER 15

Diese Broschüre beinhaltet die kompakte Version des Anhangs  
Nr. 4 zur Konzernrichtlinie Code of Conduct „Prävention Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung“ des ENTEGA-Konzerns.  
Wenn Sie weitergehende Informationen benötigen, schauen  
Sie bitte im Anhang Nr. 4 „Prävention Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung“ zum Code of Conduct im ENTEGA Intranet  
nach oder wenden Sie sich an die Spezialisten aus dem Team  
Compliance.  

Wir bei der ENTEGA AG stehen für Vielfalt und bemühen uns um eine geschlechtersensible Sprache. Jede Form der Kommunikation muss jedoch weitere Aspekte berücksichtigen, im Besonderen Verständlichkeit, Lesbarkeit, Sprachökonomie, Rechtssicherheit sowie korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Deshalb setzen wir eine geschlechtersensible Sprache dort ein, wo es möglich und sinnvoll ist. An  Stellen, wo es uns nicht sinnvoll erscheint, verwenden wir bei der Beschreibung von natürlichen Personen auch weiterhin das generische Maskulinum, meinen da mit aber immer alle geschlechtlichen Identitäten.  3  

Ethik und Integrität sind feste Grundpfeiler unseres unternehmerischen Selbstverständnisses. Es ist unsere starke Überzeugung, dass wir wirtschaftlich am erfolgreichsten sein werden, wenn wir die für uns einschlägigen internen und externen Regelungen einhalten.“ 
Wir bitten Sie, setzen Sie sich mit den für uns einschlägigen internen und externen Regelungen auseinander, bringen Sie sich ein und lassen Sie uns gemeinsam weiter am Erfolg unseres Unternehmens arbeiten.“

Dr. Marie-Luise Wolff 
Vorsitzende des Vorstandes

Dipl.-Kfm. Albrecht Förster 
Vorstand Finanzen

Andreas Niedermaier 
Vorstand Personal und Infrastruktur

Thomas Schmidt 
Vorstand Vertrieb und Handel

EINFÜHRUNG 
Der Gesetzgeber verpflichtet uns in dem Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (kurz Geldwäschegesetz oder GwG) Vorkehrungen zu treffen, damit wir nicht auf „schwarze Schafe“ hereinfallen und un­bemerkt zur Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung „instrumentalisiert“ werden. 
Wichtige Fachbegriffe sind dabei der „wirtschaftlich Berechtigte“ und die „politisch exponierte Person“: 
Wirtschaftlich Berechtigte: Auch wenn wir glauben, unsere Geschäftspartner zu kennen, handelt nicht immer jeder für sich selbst. Hinter manchen Geschäftspartnern steckt auch ein sogenannter „wirtschaftlich Berechtigter“. Dies sind z. B. Personen, die mehr als 25 Prozent der Anteile an einem Unternehmen halten oder Personen, auf deren Veranlassung ein Geschäft letztlich durchgeführt wird. 
Politisch exponierte Personen (PEP): Für manche Geschäftspartner gelten verschärfte Regelungen, weil sie ein hoch­rangiges öffentliches Amt auf internationaler, europäischer oder nationaler Ebene ausüben. Diese Personen werden „Politisch exponierte Person“ (PEP) genannt. 
In definierten Fällen überprüfen wir daher die Angaben über unseren Geschäftspartner:

Wer
ist unser (potentieller) Geschäftspartner/Kunde und wer wirtschaftlich Berechtigter aus dem Geschäft (Identitätsfeststellung)?

Sind
Geschäftspartner und wirtschaftlich Berechtigte redlich und ehrbar (Integritätsprüfung)?

Die Überprüfung erfolgt mit den dafür vorgesehenen Dokumentationsbögen im ENTEGA Intranet unter Konzernrichtlinien > 1. Konzernrichtlinie: Code  of Conduct > Anhang 04 „Prävention Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung“ 
oder über die Suchfunktion unter „KYC-Dokumentationsbogen“. 
Wir sind damit präventiv tätig. Es gehört zu unserer gesetzmäßigen Geschäftspolitik, den Missbrauch des Wirtschaftssystems durch Verschleierung und Verschiebung von Vermögenswerten illegaler Herkunft sowie Finanzierung von Terrorismus zu verhindern. 
Solche kriminellen Aktivitäten können nicht nur die Reputation und Stabilität unseres Konzerns bedrohen, sondern schaden auch dem Vertrauen in die Funktionsfähigkeit unserer Gesellschaft. 
Sie können einen wichtigen Beitrag leisten, indem Sie Anlass und Hintergrund von Geschäften besondere Aufmerksamkeit widmen und dabei auf Warnsignale achten, die auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hindeuten.

WAS IST GELDWÄSCHE? 
Geldwäsche ist eine Straftat. Geldwäsche bezeichnet einen Vorgang, durch den die wahre Herkunft rechtswidrig erzielter Einnahmen verschleiert werden soll, indem die Einnahmen in den legalen Wirtschafts- und Finanzkreislauf eingeführt werden. Das anschließend „saubere“ Geld soll so dem Zugriff der Strafverfolgungsbehörden entzogen werden. 
Das zu „waschende“ Geld stammt aus vorherigen Straftaten wie beispielsweise Korruption, Bestechung, Raub, Erpressung, Drogenhandel, Waffenhandel oder Steuerhinterziehung. 
Die Bekämpfung der Geldwäsche wird als wichtiges Element im Kampf gegen die organisierte Kriminalität und die Terrorismusfinanzierung betrachtet. 
Unter Terrorismusfinanzierung 1 wird die Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis des Umstandes verstanden, dass diese ganz oder teilweise dazu verwendet werden sollen, um u. a. terroristische Vereinigungen zu gründen oder eine schwere staatsgefährdende Straftat vorzubereiten. 
Im Gegensatz zur Geldwäsche können die Mittel zur Vorbereitung, Unterstützung und Durchführung terroristischer Aktivitäten auch aus legalen Quellen stammen. Bereits kleine Geldbeträge können Terrorismus unterstützen und

Umsetzung im ENTEGA-Konzern 
Das GwG verpflichtet in Deutschland tätige Wirtschaftsakteure, bei der Geldwäscheprävention aktiv mitzuwirken. Die ENTEGA AG und die Konzerngesellschaften fallen als soge­nannte Güterhändler unter die Bestimmungen des GwG.

Im ENTEGA-Konzern bestehen folgende Verpflichtungen für alle Beschäftigten.

I. BARGELDOBERGRENZE: 
9.000 € 
Es gilt konzernweit eine Obergrenze für die Annahme und Abgabe von Bargeld in Höhe von 9.000 € pro Transaktion. 
Beachten Sie hierbei, dass eine Transaktion alles ist, was eine Geldbewegung oder eine Lieferung von Gütern oder Dienstleistungen bezweckt oder bewirkt. 
Achten Sie darauf, dass die Grenze von 9.000 € auch nicht durch künstliche Stückelung bzw. mehrere Zahlungen überschritten wird, zwischen denen möglicherweise eine Verbindung besteht (z. B. mehrere Teilzahlungen aufgrund einer einzelnen Rechnung). 
Nehmen Sie das Bargeld nicht an, sondern bitten Sie den Geschäftspartner/Kunden um (bargeldlose) Überweisung auf eine der Kontoverbindungen Ihrer Gesellschaft.

II. KYC-CHECKS 
Wir führen „Know your customer“-Prüfungen („KYC“- oder Geschäftspartnerprüfungen) durch. 
Das GwG verpflichtet Unternehmen zur kritischen Überprüfung von Geschäftspartnern, um Geldwäsche zu erschweren. Sogenannte „KYC-Checks“ dienen der Identifikation des Geschäftspartners hinsichtlich des Unternehmens und der beteiligten Personen wie z. B. der Geschäftsleitung und der Konzernstrukturen „hinter“ dem Geschäftspartner und der Überprüfung dessen Integrität. 
Ein KYC-Check führt Informationen darüber zusammen, „mit wem man es wirklich zu tun hat“ und ob bei der Durchführung des Geschäfts ein Geldwäsche-Risiko besteht. 
In welchen Fällen muss ein KYC-Check durchgeführt werden? 
1. 
Grundsätzlich bei Geschäftsabschlüssen mit Vertrags­partnern mit Sitz im Ausland.

2. 
Bei jeder Mergers&Aquisitions-Transaktion (d. h. Kauf / Verkauf eines Unternehmens oder Verschmelzung von Unternehmen, vgl. M&A-Prozess in Adonis).

3. 
Der Vertragspartner, der wirtschaftlich Berechtigte oder dessen Familienmitglied/bekanntermaßen nahestehende Person ist PEP.

4. 
Wenn Ihnen etwas „komisch“ vorkommt, also bei einem abstrakten Verdacht. Achten Sie hierbei z. B. auf folgende „Warnsignale“:

– 
Der wirtschaftliche Hintergrund des Geschäfts ist nicht erkennbar.

– 
Der Vertragspartner tätigt wirtschaftlich unsinnige Geschäfte oder nimmt Verluste in Kauf.

– 
Die Umstände oder Angaben des Geschäftspartners sind undurchsichtig oder schwer überprüfbar, die Geldbewegung soll über Umwege abgewickelt werden.

– Ein Geschäftspartner bittet nach Stornierung oder „versehentlicher“ Überzahlung um Rückzahlung auf eine andere Kontonummer. 
Wie wird ein KYC-Check durchgeführt? 
Für die Prüfung sind die als Anlage zum Anhang Nr. 4 zur Konzernrichtlinie Code of Conduct beigefügten KYC-Dokumentationsbögen für natürliche oder juristische Personen vorgesehen. 
Die Bögen sind im ENTEGA Intranet unter Konzernrichtlinien > 1. Konzernrichtlinie: Code of Conduct > Anhang 04 „Prävention Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung“ verfügbar. Die Formulare beinhalten ebenfalls das sogenannte Terrorlistenscreening gemäß Code of Conduct – Anhang 06 „Terrorlistenscreening“. 
Fragen Sie Ihren Geschäftspartner/Kunden nach den nötigen Informationen. Er hat eine gesetzliche Mitwirkungspflicht zur Datenbereitstellung, auf welche Sie ihn hinweisen dürfen. 
Die Dokumentation des KYC-Checks ist fünf Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung beendet wurde. Hierzu zählen auch Unterlagen, die bei der Durchführung der KYC-Prüfungen anfallen, beispielsweise zu Vertragspartnern, deren Vertretern, wirtschaftlich Berechtigten sowie die Kopien der hinzugezogenen Dokumente wie Pässe oder Handelsregisterauszüge sind aufzubewahren.

Was passiert nach der Durchführung des KYC-Checks? 
a) 
Es bestehen keine Auffälligkeiten: Wenn Sie im Rahmen des KYC-Checks keine Auffälligkeiten festgestellt haben, steht es Ihnen frei, den Vertrag abzuschließen bzw. die Transaktion durchzuführen.

b) 
Es bestehen Auffälligkeiten: Sofern Sie im Rahmen des KYC-Checks zum Ergebnis kommen, dass

ein
höheres Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung bestehen kann und/oder

der
Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigte PEP ist oder ein Familienmitglied oder eine bekannter­maßen nahestehende Person eines PEP ist,

informieren Sie unverzüglich Ihre Führungskraft sowie das Team Compliance!

III. VERDACHTSMELDUNGEN 
Wir sind zur Abgabe von Verdachtsmeldungen verpflichtet. 
Wenn Sie den Verdacht haben, dass es sich bei den Vermögensgegenständen, die mit einer Transaktion oder Geschäftsbeziehung im Zusammenhang stehen,

um
den Gegenstand von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung handelt (z. B. nach einem KYC-Check) oder

wenn
eine Barzahlung von mindestens 10.000 € getätigt wurde,

kontaktieren Sie bitte unverzüglich Ihren Vorgesetzten und N100/Team Compliance! Wir müssen in diesen Fällen kurzfristig eine Verdachtsmeldung an die zuständige Behörde absetzen. 
WICHTIG: Sie dürfen den Vertragspartner und sonstige Dritte nicht darüber informieren, dass Ihre Gesellschaft eine Verdachtsmeldung abgegeben hat oder abgeben wird. 
Was passiert nach Abgabe der Verdachtsmeldung? 
Nach Abgabe einer Verdachtsmeldung darf das zugrunde liegende Geschäft nicht durchgeführt werden, es sei denn, ein derartiger Aufschub des Geschäfts würde die Aufklärung einer Straftat behindern. 
Erst nach Zustimmung der Behörde oder nach Ablauf des dritten Werktags, wobei der Samstag nicht als Werktag gilt, nach Abgabe der Verdachtsmeldung darf das Geschäft durchgeführt werden, wenn die Behörde die Durchführung nicht untersagt hat. 
Aufbewahrungsfrist: Die Dokumentation der Verdachtsmeldung und die Erwägungsgründe im Zusammenhang mit verdächtigen Sachverhalten sind wie der KYC-Check für fünf Jahre aufzubewahren. 
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung beendet wurde.

Bei Fragen und oder Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an das das Team Compliance. 
Ansprechpartner finden Sie im ENTEGA Intranet unter Compliance oder per E-Mail an 
compliance@entega.ag 
Alle Hinweise werden vertraulich behandelt.

Stand 05/2024